Piegādātāju reģistrs

Katrs uzņēmums, kas iesniedz piedāvājumu kādā no jūsu iepirkumiem, kļūst par piegādātāja ierakstu. Reģistrs atrodas augšējā joslā sadaļā Rīki → Piegādātāji, un tas ir kopīgs visai organizācijai, tāpēc pretendents, kas parādās piecos iepirkumos, ir viens piegādātājs ar pieciem piedāvājumiem, nevis pieci atsevišķi nosaukumi.

Kā piegādātāji tur nonāk

• Automātiski no piedāvājumiem. Pievienojot piedāvājumu, piegādātāja nosaukums tiek salīdzināts ar reģistru. Esošs piegādātājs tiek sasaistīts; jauns nosaukums izveido jaunu piegādātāju. Piedāvājuma veidlapā ir piegādātāja izvēle, tāpēc var izvēlēties esošu ierakstu, nevis rakstīt nosaukumu no jauna.
• Ar roku. Jauns piegādātājs izveido ierakstu, pirms ir kāds piedāvājums, piemēram, kamēr vēl vācat piedāvājumus.
• No CSV faila. Importēt CSV pievieno failā norādītos piegādātājus. Skatiet Importēšana un eksportēšana.

Esošie piedāvājumi tika sasaistīti ar piegādātājiem, kad reģistrs tika ieviests, tāpēc nekas nebija jāievada atkārtoti.

Piegādātāju ierakstus var skatīt un labot jebkurš organizācijas dalībnieks.

Reģistrs

Saraksts rāda katra piegādātāja nosaukumu, reģistrācijas numuru, statusu, atbildīgo, iepirkumu skaitu, kuros tas iesniedzis piedāvājumu, un pēdējo aktivitāti. Meklējiet pēc nosaukuma vai reģistrācijas numura un filtrējiet pēc statusa: Visi, Nav izvērtēts, Apstiprināts, Apstiprināts ar nosacījumiem, Bloķēts vai Neaktīvs. Pie katra filtra redzams, cik piegādātāju tajā ir.

Atveriet piegādātāju, lai redzētu:

• Datus — reģistrācijas numuru, valsti, atbildīgo, kategorijas, e-pastu un piezīmes. Ar Rediģēt var mainīt tos un statusu.
• Kontaktpersonas, Dokumenti un sertifikāti, Līgumi un Sniegums — skatiet Piegādātāja pārvaldība.
• Reģistru uzraudzība — skatiet Reģistru uzraudzība.
• Piedāvājumus — katru šī piegādātāja piedāvājumu ar iepirkumu un tā pēdējās pabeigtās analīzes iznākumu.
• Pārbaudes no iepriekšējām analīzēm — skatiet zemāk.

Sasaiste ar uzņēmumu reģistru

Ievadiet reģistrācijas numuru un nospiediet Meklēt reģistrā. Ja numurs ir atrodams uzņēmumu reģistrā, piegādātājs tiek sasaistīts ar šo subjektu, un Skatīt reģistra ierakstu atver tā pilno ierakstu. Tieši sasaiste padara pārbaužu vēsturi iespējamu.

Statuss, atbildīgais un kategorijas

Tos iestatiet ar Rediģēt piegādātāja lapā.

• Statuss — jūsu attiecības ar piegādātāju: Nav izvērtēts (jauna piegādātāja noklusējums), Apstiprināts, Apstiprināts ar nosacījumiem, Bloķēts vai Neaktīvs. Statuss ir atzīme jūsu komandai; tas neliedz piegādātājam iesniegt piedāvājumus. Neaktīvi piegādātāji nesaņem atgādinājumus par dokumentiem un līgumiem.
• Atbildīgais — organizācijas dalībnieks, kas saņem e-pasta atgādinājumus par šī piegādātāja dokumentiem, līgumiem un izmaiņām reģistros. Piegādātājam bez atbildīgā atgādinājumi netiek sūtīti.
• Kategorijas — CPV kodi tam, ko pērkat no šī piegādātāja. Nospiediet Izvēlēties CPV kodus, lai tos izvēlētos.

Piegādātāja pārvaldība

Piegādātāja lapā glabājas tas, ko par piegādātāju zināt starp iepirkumiem.

• Kontaktpersonas — cilvēki, ar kuriem strādājat: vārds, amats, e-pasts un tālrunis. Pievienot kontaktpersonu izveido jaunu; kontaktpersonas var labot un noņemt.
• Dokumenti un sertifikāti — sertifikāti, licences un citi dokumenti, ko glabājat par piegādātāju. Pievienot dokumentu prasa nosaukumu, neobligātu failu un datumu Derīgs līdz. Ja dokumentam nav derīguma termiņa, atstājiet datumu tukšu. Pie katra dokumenta redzams, vai tas ir derīgs, beidzas 30 dienu laikā vai jau beidzies.
• Līgumi — Pievienot līgumu prasa nosaukumu, sākuma un beigu datumu, uzteikuma termiņu dienās un piezīmes. Lēmums par pagarināšanu jāpieņem līdz beigu datumam, no kura atņemts uzteikuma termiņš, un pie līguma redzams šis Lēmuma termiņš. Līgumus var labot un noņemt.
• Sniegums — Novērtēt piegādātāju ļauj novērtēt Kvalitāte, Termiņi un Saziņa no 1 līdz 5, ar neobligātu komentāru un, ja vēlaties, iepirkumu, kurā piegādātājs piedalījās. Panelī redzams kopējais vērtējums un vidējais katram kritērijam. Vērtējumi ir redzami visiem organizācijā, un vērtējumu var noņemt tikai tā autors.

E-pasta atgādinājumi

Piegādātāja atbildīgais saņem e-pastu:

• 30 un 7 dienas pirms dokumenta derīguma beigām, ar aicinājumu pieprasīt atjaunotu dokumentu.
• 90 un 30 dienas pirms lēmuma termiņa par līguma pagarināšanu, ar piegādātāja statusu, vērtējumu un reģistru atzīmēm, lai varat izlemt, vai līgumu pagarināt vai rīkot jaunu iepirkumu.
• Kad nakts reģistru pārbaude kļūst negatīva šim piegādātājam. Skatiet Reģistru uzraudzība.

Atgādinājumi tiek sūtīti reizi dienā no rīta (pēc Rīgas laika). Piegādātāji bez atbildīgā tos nesaņem, un neaktīvi piegādātāji nesaņem atgādinājumus par dokumentiem un līgumiem.

Reģistru uzraudzība

Ar Latvijas uzņēmumu reģistru sasaistīts piegādātājs katru nakti tiek atkārtoti pārbaudīts Latvijas reģistros: uzņēmuma statuss, sankcijas, maksātnespēja, apturēta darbība un PVN maksātāja statuss. Panelī Reģistru uzraudzība redzama katra pārbaude, tās statuss, kopš kura brīža tas ir spēkā, un datums, uz kuru reģistra dati bija aktuāli.

Kad kāda pārbaude kļūst negatīva, atbildīgais saņem e-pastu. Pārbaudīt tagad veic to pašu pārbaudi uzreiz, bez e-pasta. Piegādātājs bez Latvijas reģistrācijas numura netiek uzraudzīts.

Importēšana un eksportēšana

Eksportēt CSV lejupielādē sarakstu tādu, kāds tas ir pēc filtrēšanas, ar kolonnām name, registration_number, country_code, email, status, owner_email, cpv_codes un notes.

Importēt CSV nolasa failu ar tām pašām kolonnām. Obligāta ir tikai name.

• Piegādātāji, kas sarakstā jau ir (pēc nosaukuma vai reģistrācijas numura), paliek nemainīti, tāpēc viena un tā paša faila atkārtots imports neko nemaina.
• status jābūt vienam no unreviewed, approved, conditional, blocked vai inactive. owner_email jāpieder jūsu organizācijas dalībniekam. CPV kodus atdaliet ar atstarpēm.
• Der gan ar komatiem, gan ar semikoliem atdalīti faili. Failam jābūt UTF-8 kodējumā (Excel saglabājiet kā "CSV UTF-8"), līdz 2 MB un 2000 rindām.

Pēc importa redzat, cik piegādātāju pievienots, cik jau bija sarakstā un kuras rindas netika importētas un kāpēc.

Piegādātāju pārvaldība ar MI asistentu

MI asistents var pārvaldīt piegādātāju ierakstus jūsu vietā. Lūdziet tam atrast vai atvērt piegādātāju, izveidot vai labot to, iestatīt statusu, atbildīgo vai CPV kategorijas, pievienot, labot vai noņemt kontaktpersonas, dokumentus, līgumus un vērtējumus, atkārtot reģistru pārbaudi vai apvienot dublikātus. Piemēram: "Pievieno līgumu ar Acme par biroja uzkopšanu līdz 2027. gada 31. decembrim ar 60 dienu uzteikuma termiņu."

Caur asistentu dokumentam norāda nosaukumu un derīguma termiņu; failu pievienojiet piegādātāja lapā. Vērtējums tiek saglabāts jūsu vārdā ar jūsu norādītajiem punktiem.

Pārbaudes no iepriekšējām analīzēm

Kad sasaistīta piegādātāja piedāvājumi ir analizēti, piegādātāja lapā ir uzskaitītas reģistru pārbaudes, kas notika šajās analīzēs: pārbaude, tās statuss, avota reģistrs, datums, uz kuru dati bija aktuāli, un iepirkums, kuram tā tika veikta.

Tiek rādītas tikai pārbaudes, kas pārbaudīja šī piegādātāja paša reģistrācijas numuru. Rinda, kuras rādītais nosaukums atšķiras no piegādātāja nosaukuma, joprojām ir šī juridiskā subjekta dati; nosaukums ir tas, ko analīze sasaistīja, un reģistrācijas numurs un sasaistes veids paliek redzami, lai to varētu atšķirt.

Dublikātu apvienošana

Viens un tas pats uzņēmums reizēm nonāk reģistrā divās rakstībās. Atveriet ierakstu, ko vēlaties paturēt, izvēlieties Apvienot piegādātāju ar šo un norādiet dublikātu. Tā piedāvājumi, kontaktpersonas, dokumenti, līgumi un vērtējumi pāriet uz paturēto piegādātāju, un dublikāts tiek noņemts; nosaukumi uz pašiem piedāvājumiem paliek, kādi bija.

Apvienošana tiek atteikta, kamēr abiem piegādātājiem ir piedāvājums vienā un tajā pašā iepirkumā, jo viens piegādātājs nevar turēt divus piedāvājumus vienā iepirkumā. Vispirms noņemiet vienu no šiem piedāvājumiem.

Piegādātāja noņemšana

Piegādātāju ar piedāvājumiem nevar noņemt. Vispirms atsaistiet vai apvienojiet piedāvājumus, tad noņemiet ierakstu.