Pārskats

Pirms sākat lietot platformu, ir vērts saprast dažus terminus. Nekas sarežģīts — vienkārši gribam pārliecināties, ka runājam vienā valodā.

Iepirkums (Procurement)

Iepirkums ir jūsu projekta darba telpa. Iedomājieties to kā mapi, kurā glabājas viss, kas saistīts ar vienu konkursu: prasības, piegādātāju piedāvājumi, analīzes rezultāti, salīdzināšanas dati. Viens konkurss = viens iepirkums.

Jūs piešķirat tam nosaukumu (piemēram, "Biroja preces 2026" vai "IT infrastruktūras modernizācija"), iestatāt valodu un pēc izvēles norādāt termiņu savai atsaucei.

Nolikuma dokumenti

Nolikums (Request for Proposal) ir jūsu prasības — dokumenti, kas apraksta, ko jūs meklējat. Tehniskās specifikācijas, līguma noteikumi, vērtēšanas kārtība, pielikumi — augšupielādējiet tos visus.

Sistēma tos parsē (pārveido no PDF/Word teksta formātā, ko AI var lasīt) un izmanto kā atskaites punktu visām analīzēm.

Nolikuma prasības

Kad nolikums ir augšupielādēts, AI var izvilkt strukturētu sarakstu ar katru tajā ietverto prasību — prasību reģistru. Katra prasība fiksē savu tekstu, izcelsmi nolikumā, vai tā ir obligāta vai neobligāta, un vai tas ir pretendenta pienākums vai pasūtītāja vērtēšanas noteikums.

Šīs prasības jūs pārskatāt un apstiprināt, un tās tad baro jūsu sagatavošanās kontrolsarakstu, vērtēšanas kritērijus, daļas un piedāvājuma sagatavošanu — tā ka viss iepirkums paliek piesaistīts tam, ko nolikums faktiski pieprasa. Skatiet Nolikuma prasības.

Piedāvājumi un piedāvājuma dokumenti

Piedāvājums (bid) apzīmē viena piegādātāja iesniegumu. Jūs izveidojat piedāvājuma ierakstu ("Uzņēmums X"), tad augšupielādējat viņu dokumentus — galveno atbildi, papildu materiālus, CV, finanšu pārskatus, visu, ko viņi iesūtīja.

Katram iepirkumam var pievienot tik daudz piedāvājumu, cik nepieciešams.

Analīze

Kad nospiežat "Analyze", sistēma izlasa nolikuma un piedāvājuma dokumentus, salīdzina tos un sagatavo pārskatu. Analīze notiek fonā — varat sekot tās norisei reāllaikā vai atgriezties pie tās vēlāk.

Katra analīze iziet četras fāzes:

1. Sagatavošana — nolikuma izlasīšana, prasību izpratne
2. Speciālistu pārskats — konkrētu datu punktu izvilkšana no piedāvājuma
3. Pamata analīze — prasību salīdzināšana ar piegādātāja piedāvāto, nepilnību atzīmēšana
4. Verifikācija — atsevišķs AI pārbauda nopietnākos konstatējumus

Konstatējumi (Findings)

Konstatējumi ir atsevišķās problēmas, ko AI atzīmē. Katram ir:

• Nopietnības pakāpe: kritisks, būtisks, mazsvarīgs vai stiprā puse
• Apraksts, kas tieši ir nepareizi (vai pareizi)
• Pierādījumi — precīzi citāti no dokumentiem
• Izcelsmes atzīme, kas norāda, kurš aģents to atrada (Galvenais analītiķis, konkrēta kritērija speciālists vai lota speciālists)

Lūk, ko nopietnības pakāpes nozīmē praksē:

Stratēģiskais kopsavilkums

Stratēģiskais kopsavilkums ir īsais pārskats katras analīzes augšā. Tajā ir rekomendācija un saprotamā valodā uzrakstīts apskats:

• Droši iesniegt — piedāvājums izskatās stabils, problēmu maz vai nav vispār
• Iesniegt ar uzlabojumiem — kopumā labs, bet ir nepilnības, kas jālabo
• Nepieciešama būtiska pārskatīšana — nopietnas problēmas, riskanti iesniegt tā kā ir
• Neiesniegt — kritiskas atbilstības kļūmes

Vērtēšanas kritēriji

Tie ir neobligāti punktēšanas noteikumi, ko varat iestatīt pirms analīzes palaišanas. Divi veidi:

• Atbilst/neatbilst — vai piegādātājs izpilda konkrētu prasību? (piem., "Ir ISO 9001 sertifikāts")
• Punktēts — cik labi piegādātājs izpilda prasību skalā no 0 līdz 100? (piem., "Atbilstoša projektu pieredze")

Kad iestatāt kritērijus, AI no katra piedāvājuma izvelk atbilstošās vērtības. Tieši tas padara iespējamu piedāvājumu salīdzināšanu — jūs iegūstat salīdzināmus rādītājus par visiem piegādātājiem.

Daļas (Lots)

Daži iepirkumi ir sadalīti daļās (lots) — atsevišķas pozīcijas, par kurām piegādātāji var pretendēt neatkarīgi. Piemēram, biroja preču iepirkumā var būt 1. daļa (mēbeles), 2. daļa (elektronika) un 3. daļa (kancelejas preces). Piegādātājs A var pretendēt uz 1. un 3. daļu, piegādātājs B — uz visām trim.

Ja jūsu konkursā ir daļas, varat tās definēt sistēmā. Analīze tad sekos, kurš piegādātājs piedalās kurā daļā.

Kredīti

Kredīti ir veids, kā jūs maksājat par analīzēm. Tos iegādājaties avansā (minimums 5 reizē), un katra analīze patērē noteiktu skaitu atkarībā no dokumentu apjoma un sarežģītības.

Jūsu kredītu atlikums vienmēr redzams augšējā joslā. Sīkāka informācija cenu lapā.

Nolikumu un piedāvājumu sagatavošana

Platforma ne tikai analizē dokumentus — tā var arī tos sagatavot. Ir divas sagatavošanas darbplūsmas:

• Nolikuma sagatavošana — pasūtītājiem. Aģents sagatavo nolikuma dokumentu komplektu, balstoties uz jūsu aprakstu un atsauces materiāliem.
• Piedāvājuma sagatavošana — piegādātājiem. Pēc īsas sagatavošanās intervijas, kurā jūs apstiprināt plānu, aģents sagatavo jūsu piedāvājuma sadaļas un izpilda validācijas piegājienu, kas pārbauda tukšu tekstu, nepamatotus apgalvojumus un trūkstošu pārklājumu.

Abas darbplūsmas ļauj izvēlēties starp Autopilot režīmu (strādā līdz galam) un Vadīto režīmu (apstājas pēc katras sadaļas, lai jūs to pārskatītu, un pieprasa datus tikai tad, kad plānam tie nepieciešami).

Piedāvājuma sagatavošana balstās uz jūsu izvilktajām nolikuma prasībām, tā ka sagatavotās sadaļas aptver to, ko nolikums faktiski pieprasa.

Nolikuma kvalitātes pārbaude

Pirms nolikuma publicēšanas varat veikt AI kvalitātes pārbaudi. Sistēma izlasa jūsu prasību dokumentus un norāda uz problēmām astoņās kategorijās: skaidrība, pilnīgums, konsekvence, taisnīgums, kritēriju kvalitāte, laika grafiks, juridiskie aspekti un budžets.

Katra problēma saņem nopietnības līmeni (kritisks, būtisks, mazsvarīgs vai stiprā puse) un kopējo rekomendāciju: Gatavs publicēšanai, Nepieciešami nelieli uzlabojumi, Nepieciešama būtiska pārskatīšana vai Nav gatavs publicēšanai.

Uzskatiet to par pirmslidojuma pārbaudi saviem iepirkuma dokumentiem. Tā patērē kredītus, bet neskaidras prasības konstatēšana pirms piegādātāju piedāvājumu iesniegšanas ir daudz lētāka nekā seku risināšana vēlāk.

Sagatavošanās kontrolsaraksts

Pēc nolikuma augšupielādes varat ģenerēt sagatavošanās kontrolsarakstu — AI veidotu sarakstu ar visu, kas jāsagatavo pirms piedāvājuma iesniegšanas. Pozīcijas ir organizētas pa kategorijām un atzīmētas ar prioritātes līmeņiem: obligāts, ieteicams vai neobligāts.

Varat atzīmēt pozīcijas kā izpildītas un sekot savam progresam. Kontrolsaraksta ģenerēšana ir bezmaksas.

Pozīcijas

Pozīcijas ir tas, ko iepirkums pērk: tā tehniskās specifikācijas preču un pakalpojumu rindas, katra ar daudzumu, mērvienību, CPV kodu, daļu un avota atsauci. MI tās izgūst no specifikācijas; jūs tās pārskatāt, labojat un apstiprināt cilnē Pozīcijas. Tās atšķiras no prasībām, kas ir pienākumi, nevis pirkumi, un tās ir ievade tirgus izpētei iepirkuma ietvaros.

Tirgus izpēte

Tirgus izpēte meklē tīmeklī un apkopo strukturētus konstatējumus, kas pamatoti ar klikšķināmiem avotu URL, un katram apgalvojumam ir ticamības līmenis.

Iepirkuma ietvaros tā sākas no apstiprinātajām pozīcijām: aģents atrod potenciālos piegādātājus kopā ar salīdzināmajiem publiskajiem līgumiem, ko tie jau ieguvuši, savāc katram atšķirīgajam produktam vienu cenas rindu no katra avota (ar cenas pamatu, atbilstību specifikācijai un datumu) un uzraksta ziņojumu. Nekas netiek vidējots vai summēts; katra cena ir viens novērojums, ko var izsekot līdz avotam.

Atsevišķi tā strādā no brīva teksta apraksta un neobligātiem atsauces dokumentiem un sagatavo kategorizētus konstatējumus (produkts, piegādātājs, regulējums, risks, ieteikums), rediģējamu izpētes ziņojumu un, ja piemērojams, tehniskās specifikācijas melnrakstu.

Piegādātāji

Katrs uzņēmums, kas iesniedz piedāvājumu kādā no jūsu iepirkumiem, kļūst par piegādātāja ierakstu organizācijas mēroga reģistrā sadaļā Rīki. Piegādātāju var sasaistīt ar tā uzņēmumu reģistra ierakstu, kas pievieno pārbaužu rezultātus no tā piedāvājumu iepriekšējām analīzēm, un dublikātus var apvienot. Reģistrs ir vēsture, nevis pašreizējs atbilstības apliecinājums.

Iepirkumu plānošana

Gada iepirkumu plāns atrodas sadaļā Rīki → Plānošana: viens reģistrs katram gadam ar rindu katram plānotajam pirkumam, jūsu valsts līgumcenu robežām un pārbaudēm, apstiprināšanu, publicēšanu un eksportu. Plānotu rindu ar vienu klikšķi var pārvērst par iepirkuma darba vietu. Skatiet Iepirkumu plānošana.

Finansējuma izpēte

Finansējuma izpēte darbojas tāpat, bet vērsta uz naudu, nevis piegādātājiem. Aprakstiet savu projektu, un AI aģents meklē tīmeklī grantus, programmas un finansējuma iespējas, kas varētu būt piemērojamas, apkopojot strukturētus atradumus ar avotu saitēm un ticamības rādītājiem. Izmantojiet to, lai pārbaudītu, vai iepirkumu vai iniciatīvu varētu (līdz)finansēt, pirms apņematies.

Identificētie subjekti

Analīzes laikā AI atpazīst dokumentos pieminētās personas un uzņēmumus. Latvijas iepirkumiem tie automātiski tiek salīdzināti ar oficiālo uzņēmumu reģistru — tā jūs varat redzēt, kas ir patiesie labuma guvēji, pārbaudīt interešu konfliktus un veikt pamata izpēti, neatstājot platformu.