Drošība un privātums

Iepirkuma dokumenti ir sensitīvi. Tajos ir cenu informācija, stratēģija, tehniskas detaļas un dažkārt arī personas dati. Lūk, kā mēs ar tiem rīkojamies.

Datu glabāšana

Dokumenti tiek glabāti Amazon S3 (AWS mākoņkrātuvē) ar šifrēšanu miera stāvoklī. Piekļuve ir ierobežota jūsu organizācijas kontam — citi lietotāji jūsu failus nevar redzēt.

Analīzes rezultāti, konstatējumi, vērtējumi un metadati tiek glabāti PostgreSQL datubāzē, arī ar šifrēšanu miera stāvoklī.

Visi savienojumi starp jūsu pārlūkprogrammu un mūsu serveriem izmanto HTTPS (TLS šifrēšana pārsūtīšanas laikā).

Kam ir piekļuve jūsu datiem

• Jūsu organizācijas dalībnieki — visi jūsu organizācijā redz visus iepirkumus, dokumentus un rezultātus. Regulētā procedūrā, kas izsludināta Tendergate, atvērtos piedāvājumus, to cenas un lēmumu par uzvarētāju redz tikai atvērēji un vērtētāji
• Platformas administratori — tikai problēmu risināšanai un atbalstam
• Neviens cits — jūsu dati netiek kopīgoti ar citiem klientiem un netiek izmantoti AI modeļu apmācībai

AI apstrāde

Kad jūs palaižat analīzi vai sagatavošanu, jūsu dokumenti iziet caur diviem izolācijas slāņiem, pirms tie sasniedz AI modeli:

Sandbox katram izpildījumam

Katrs AI izpildījums (piedāvājuma analīze, nolikuma sagatavošana, nolikuma pārbaude, sagatavošanās kontrolsaraksts, tirgus izpēte u.c.) darbojas svaigā, vienreizlietojamā darba vietā, ko sauc par sandbox — būtībā konteinerā, kas izveidots tieši šim vienam izpildījumam. Jūsu dokumenti tiek augšupielādēti šajā sandbox izpildījuma sākumā, un tikai tas aģents, kas vada šo izpildījumu, var tos lasīt.

• Dažādi izpildījumi (un dažādas organizācijas) saņem dažādus sandbox-us — viens izpildījums nekad neredz cita izpildījuma failus.
• Kad izpildījums beidzas, sandbox tiek iznīcināts. Stāvoklis nesaglabājas.
• Ja izpildījums apstājas precizēšanai, sandbox tiek saglabāts tieši tādā stāvoklī, kādā aģents to atstāja (lai jūs varētu turpināt vēlāk), bet paliek tikpat izolēts.

AI pakalpojumu sniedzēja robeža

Aģents sandbox iekšienē izsauc AI pakalpojumus (valodas modeļus), kad tam nepieciešams prātot vai ģenerēt tekstu. Lūk, ko tas nozīmē:

• Dokumentu teksts tiek nosūtīts AI pakalpojumu sniedzējam sarunā, kad aģents lasa failus un strādā.
• AI pakalpojumu sniedzējs neglabā jūsu datus apmācības nolūkos. Mēs izmantojam API piekļuvi ar datu apstrādes līgumiem, kas aizliedz apmācību uz klientu datiem.
• Apstrāde notiek ar API — teksts tiek nosūtīts apstrādei, un atbilde tiek atgriezta. Tas pats par sevi nenozīmē nulles glabāšanas termiņu visiem pakalpojumiem.

AI pakalpojumu sniedzēji, ko mēs izmantojam (Anthropic, OpenAI, Google), visi piedāvā uzņēmumu API noteikumus ar skaidrām saistībām par API datu neizmantošanu modeļu apmācībai.

Dokumentu parsēšana un Bibliotēka

PDF, Word un Excel teksta un tabulu izvilkšanai izmanto darba vides rīkus. Skenētu lapu un attēlu nolasīšanai var izmantot AI attēlu modeli — tas nav tikai lokāls OCR process.

Bibliotēkā pievienotiem dokumentiem ir arī pastāvīgs satura meklēšanas indekss:

• Izvilktais teksts, OCR starprezultāti, fragmenti, atrašanās vietu atsauces, nolasīšanas pārklājums un skaitliskie satura attēlojumi tiek glabāti datubāzē, piesaistīti jūsu organizācijai.
• Bibliotēkas fragmentus un meklēšanas vaicājumus nosūta OpenAI skaitlisko attēlojumu izveidei ar platformas piekļuves datiem, arī tad, ja aģentiem izmantojat savu API atslēgu (BYOK).
• Bibliotēkas skenēto lapu un attēlu nolasīšanā izmanto platformas AI pakalpojumu. Aģenta tālākā izvērtēšana var izmantot jūsu konfigurēto pakalpojumu sniedzēju.
• Šī indeksēšana attiecas tikai uz Bibliotēkas ierakstiem, nevis visiem iepirkuma dokumentiem. Izvilkšanas darba vide pēc mēģinājuma tiek dzēsta; datubāzē saglabātie Bibliotēkas fragmenti paliek atkārtotai meklēšanai.
• Meklēšana pārbauda organizāciju un aktuālo avota versiju. Nepilnīga nolasīšana, OCR kļūdas un dokumenta derīgums joprojām jāpārbauda oriģinālā.

Šis apraksts izskaidro datu plūsmu; konkrētā AI pakalpojuma glabāšanas noteikumi ir atkarīgi no piemērojamajiem pakalpojuma noteikumiem un konfigurācijas.

Šifrēti piedāvājumi

Piedāvājumi Tendergate izsludinātos iepirkumos pēc noklusējuma ir šifrēti:

• Pretendenta pārlūks pirms augšupielādes šifrē katru failu un cenas, katram failam ar jaunu atslēgu. Tendergate serveri glabā tikai šifrētus datus.
• Tendergate lietotnei nav atslēgas, ar ko piedāvājumus atvērt. Atslēgas glabā atsevišķs šifrēšanas pakalpojums, kas piedāvājumus atver tikai pēc termiņa beigām un tikai tad, kad pasūtītāja atvērēji to apstiprina ar savām atvēršanas atslēgām. Katra atvēršana tiek reģistrēta žurnālā, ko nevar mainīt.
• Līdz atvēršanai neviens pasūtītāja organizācijā neredz, kas iesniedzis piedāvājumu un cik piedāvājumu ir. Pretendenta cenu melnraksts līdz iesniegšanai glabājas pretendenta pārlūkā, un piedāvājuma pārbaudi redz tikai pretendenta komanda.
• Šifrēšanas pakalpojumu un tā atslēgas pārvalda Tendergate, lai atvēršana būtu iespējama. Persona ar tiešu piekļuvi šīm atslēgām varētu piedāvājumus atšifrēt ārpus lietotnes. Katrai atvēršanai lietotnē vajadzīgs atvērēju apstiprinājums, un tā tiek parakstīta.
• Piedāvājumu, atvēršanas un iesniegšanas apliecinājumu lapās netiek ielādēti analītikas, reklāmas vai sesiju ierakstīšanas rīki.

Privātos pirkumos pasūtītājs var izvēlēties atklātus piedāvājumus. Tad pasūtītājs redz katru piedāvājumu, tiklīdz tas saņemts, un pretendenti to uzzina iepirkuma lapā pirms piedāvājuma iesniegšanas.

Pilns skaidrojums, arī par to, kam ir piekļuve atslēgām, ir publiski pieejams: tendergate.ai/lv/sealed-submissions. Skatiet arī Iesniegšanas apliecinājumi un to pārbaude.

Autentifikācija un piekļuve

• E-pasta un paroles autentifikācija
• Pieteikšanās ar Google — pieejama reģistrācijas un pieteikšanās lapās kā alternatīva parolei
• Divpakāpju autentifikācija — neobligāts otrais solis pēc paroles vai Google pieteikšanās ar autentifikācijas lietotni, piekļuves atslēgu vai vienreizēju rezerves kodu. Īpašnieki un administratori var to pieprasīt visiem dalībniekiem. Skatiet Divpakāpju autentifikācija
• Piekļuves atslēgas — pieteikšanās ar pirkstu nospiedumu, seju vai ierīces PIN bez paroles
• Ierobežots pieteikšanās mēģinājumu biežums — atkārtoti neveiksmīgi pieteikšanās mēģinājumi tiek ierobežoti gan no viena avota, gan pret vienu kontu, lai pasargātu kontus no paroļu uzminēšanas
• Uz organizāciju balstīta piekļuve — jūs redzat visu savā organizācijā, neko no citām
• Nav publiskas piekļuves — visiem datiem nepieciešama autentifikācija, izņemot to, ko publicējat paši: Tendergate izsludināts iepirkums, tā dokumenti un publicētās atbildes ir publiski redzami iepirkuma lapā. Iepirkumu tikai uzaicinātajiem redz tikai tie, kam ir tā saite

Audita žurnāls

Owner un Admin sadaļā Konta iestatījumi → Audita žurnāls var redzēt, kas, ko un kad darīja organizācijā. Katrā ierakstā redzams laiks, lietotājs, darbība, skartais objekts, papildu informācija un IP adrese. Ierakstus nevar mainīt vai dzēst.

Žurnālā ir šādas kategorijas:

• Pieteikšanās — pieteikšanās ar izmantoto otro soli, iziešana, neveiksmīgi pieteikšanās mēģinājumi, neveiksmīgas divpakāpju pārbaudes, paroles maiņa un divpakāpju autentifikācijas izmaiņas: ieslēgšana vai izslēgšana, pievienotas vai noņemtas autentifikācijas lietotnes un piekļuves atslēgas, jauni vai izmantoti rezerves kodi un Tendergate atbalsta veikta atiestatīšana
• Dalībnieki — uzaicinājumi, pievienoti un noņemti dalībnieki un lomu izmaiņas
• Dokumenti — augšupielāde, dzēšana un datņu lejupielāde
• Bibliotēka — pievienoti, arhivēti vai dzēsti dokumenti
• Iepirkumi un piedāvājumi — izveidoti vai dzēsti iepirkumi un piedāvājumi
• Iepirkumu atlase — izlasē iekļauti vai noraidīti iepirkumi ar noraidīšanas iemeslu un atsaukti lēmumi
• MI aģenti — palaisti vai atsākti MI izpildījumi, arī iepirkumu pārrēķini un kvalifikācijas pārbaudes
• Labojumi — izveidoti, laboti vai dzēsti ieraksti, piemēram, daļas, vērtēšanas kritēriji, pozīcijas un prasības
• Eksporti — Excel, Word un ZIP lejupielādes
• Iestatījumi — iepirkumu atlases un vērtēšanas iestatījumu, iepirkumu pakalpojumu un uzņēmuma profila, reģistrā sasaistītā uzņēmuma, modeļu nodrošinātāju, plānošanas, norēķinu datu, organizācijas divpakāpju autentifikācijas prasības un mēneša AI lietojuma limita izmaiņas
• Drošība — mēģinājumi veikt darbības, ko jūsu loma neatļauj, un audita žurnāla eksporti
• Izsludināšana — izveidoti, izsludināti, grozīti, pārtraukti, atvērti iepirkumi un iepirkumi ar noteiktu uzvarētāju, uzaicinājumi, atvērēju maiņa, apliecinājumi un citi Tendergate izsludināto iepirkumu ieraksti
• Piedāvājumu iesniegšana — iesniegti, aizstāti un atsaukti piedāvājumi Tendergate izsludinātos iepirkumos

Neveiksmīgi pieteikšanās mēģinājumi un neveiksmīgas divpakāpju pārbaudes ir izceltas sarkanā krāsā. Labojumiem žurnāls reģistrē, kuri lauki mainīti, bet nekad ne to vērtības.

Sarakstu var filtrēt pēc lietotāja, kategorijas un datumu intervāla; lapā redzami 50 ieraksti. Eksportēt CSV lejupielādē filtrētos ierakstus, un arī pats eksports tiek reģistrēts žurnālā.

MI asistenta atmiņa

MI asistents glabā īsas atmiņas: faktus un vēlmes, ko cilvēki norāda savās ziņās, katru līdz 300 rakstzīmēm. Tas nemācās no dokumentiem, augšupielādētiem failiem vai izpētes un atsakās glabāt paroles, atslēgas un citus piekļuves datus, kā arī sensitīvus personas datus, piemēram, veselības informāciju, mājas adresi, privāto tālruņa numuru vai personas kodu. Organizācijas atmiņas redz visi organizācijas dalībnieki. Personīgās atmiņas redz tikai tā persona, kurai tās pieder, pat ne organizācijas īpašnieki vai administratori, un tās tiek dzēstas, kad šī persona pamet organizāciju. Atmiņa, kas dzēsta sadaļā Konta iestatījumi → Atmiņa, tiek noņemta uzreiz; atmiņa, ko asistentam lūgts aizmirst, pēc 7 dienām tiek dzēsta neatgriezeniski.

Datu eksports

Organizācijas īpašnieks var pieprasīt visu organizācijas datu kopiju: augšupielādētos dokumentus, analīžu rezultātus, sagatavotos dokumentus, izpētes, atskaites un ar tiem saistītos ierakstus. Atveriet Konta iestatījumi → Organizācija un sadaļā Eksportēt datus izvēlieties Pieprasīt datu eksportu. Mēs sagatavosim eksportu un vienas darba dienas laikā nosūtīsim jums e-pastā lejupielādes saiti. Pieprasījums tiek reģistrēts audita žurnālā.

Ja vēlaties saglabāt savus datus, pieprasiet eksportu pirms konta dzēšanas.

Datu dzēšana

Kad jūs izdzēšat iepirkumu, visi saistītie dati tiek noņemti:

• Augšupielādētie dokumenti tiek izdzēsti no krātuves
• Analīzes rezultāti, konstatējumi un vērtējumi tiek izdzēsti no datubāzes
• Tas ir neatgriezeniski

Bibliotēkas dokumenta arhivēšana uzreiz izslēdz to un tā bērnfailus no meklēšanas; indekss var saglabāties vēstures vajadzībām un atjaunošanai. Avota faila aizstāšana uzreiz izslēdz vecos fragmentus, un novecojušos indeksus dzēš fona darbs. Neatgriezeniska Bibliotēkas ieraksta dzēšana noņem arī tā fragmentus un indeksus. Ja dokuments jau izmantots citā darbā, dzēšanas vietā var būt nepieciešama arhivēšana. No iepirkuma saglabāts ieraksts norāda uz avota dokumentu, nevis veido neatkarīgu oriģināla rezerves kopiju.

Kad jūs izdzēšat savu kontu, visi jūsu dati tiek noņemti.

Izņēmums ir Tendergate izsludināto iepirkumu ieraksti. Tie tiek glabāti noteikumos paredzēto glabāšanas termiņu, piemēram, 5 gadus no lēmuma privātam pirkumam, un līdz tam tos nevar dzēst, arī ja dalībnieki aiziet. Ja dzēšat savu kontu, būdams vienīgais organizācijas dalībnieks, organizācija tiek arhivēta: dalība organizācijā tiek atcelta, un tās iepirkumu ieraksti tiek glabāti līdz glabāšanas termiņa beigām. Skatiet Ierakstu glabāšana.

Ko mēs nedarām

• Mēs nepārdodam jūsu datus
• Mēs neizmantojam jūsu dokumentus AI modeļu apmācībai
• Mēs nedalāmies ar jūsu datiem ar trešajām pusēm (izņemot iepriekš aprakstītos apstrādes pakalpojumus un to, ko publicējat paši, piemēram, iepirkumu Tendergate)
• Mēs nepiekļūstam jūsu dokumentiem, ja vien jūs neprasāt palīdzību no atbalsta komandas vai pārbaudām jūsu organizācijas pirmo izsludināto iepirkumu pirms tā publicēšanas