Iepirkumi 5.0: kā cilvēki un MI sadala darbu

Strādājot pie Tendergate, mēs paši nonācām pie jaunas tendences — Iepirkumi 5.0 — un tad pamanījām, ka par to domā un runā arī citas organizācijas visā pasaulē. 2025. gada jūlijā McKinsey aprakstīja piecus Iepirkumi 5.0 pīlārus: digitalizācija un MI ieviešana, piegādes ķēžu noturība, partnerība ar piegādātājiem, ESG un pārmaiņas darbības modelī. Eiropas Komisijas 2021. gada ziņojums par Industry 5.0 nosaka radniecīgas prioritātes rūpniecībai: cilvēki, ilgtspēja un noturība.

Iepirkumu komandai jautājums ir, kas mainās nākamajā iepirkumā. Kas raksta prasības? Kas pārbauda piedāvājumus? Kādu informāciju saņem cilvēks, kurš pieņem lēmumu?

Ko nozīmē Iepirkumi 5.0 (Procurement 5.0)

McKinsey terminu saista ar iepirkumu lomu visā organizācijā. Lynkaz cilvēka un mašīnas sadarbību ierindo starp centrālajiem elementiem: programmatūra veic atkārtotu darbu ar lieliem datu apjomiem, bet cilvēki pievēršas attiecībām un lēmumiem.

Mūsu darba interpretācija sākas tieši ar šo atbildības sadalījumu. MI var apkopot informāciju un pārbaudīt dokumentus pret noteiktām prasībām. Iepirkumu speciālisti nosaka mērķus, izvērtē konstatējumus un uzņemas atbildību par rezultātu. Plašākā Iepirkumi 5.0 darba kārtība no viņiem prasa arī ņemt vērā piegādātāju noturību un vides vai sociālos mērķus.

Termins ir noderīgs, ja tas palīdz komandai šos pienākumus konkrēti noteikt. Ja sistēmu nosauc par "5.0", pasūtītājs uzzina ļoti maz par to, kādus uzdevumus tā veic un kā tās darbu var pārbaudīt.

Iepirkums soli pa solim

Kā piemēru ņemsim iekārtu iegādi, kurai vajadzīga uzstādīšana un pastāvīga apkope. Pasūtītājam ir tehniskā specifikācija, piegādes grafiks un līguma projekts. Piegādātājiem dokumentācija jāsaprot pietiekami labi, lai darbu novērtētu un iesniegtu prasītos pierādījumus.

Sagatavošanas posmā mēs MI dotu skaidri norobežotu pārbaudes uzdevumu: izvilkt prasības un meklēt pretrunas starp dokumentiem. Piegādes datums specifikācijā var nesakrist ar uzstādīšanas grafiku. Speciālists izskatītu abus fragmentus, noskaidrotu, kurš datums ir domāts, un izlabotu dokumentāciju pirms izsludināšanas. Lai izvēlētos reālu termiņu, joprojām jāpārzina projekts.

Tirgus izpētē darbu nodod līdzīgi. Aģents var meklēt iespējamos piegādātājus un vākt pierādījumus par atbilstošiem produktiem vai iepriekšējiem līgumiem. Pēc tam pasūtītājs izvērtē, vai šie piemēri atbilst iegādei. Piegādātāja pieredze ar līdzīgām iekārtām ir noderīga informācija.

Piegādātāja pusē tās pašas prasības var kļūt par sagatavošanās kontrolsarakstu. Piedāvājuma komanda to var izmantot, lai sekotu prasītajiem sertifikātiem un atbildēm, un kāds cilvēks atbild par to, ka katrs punkts ir izpildīts. Automātiski sagatavotai atbildei joprojām vajadzīgs kāds, kurš zina, ko uzņēmums spēj piegādāt.

Vērtēšanas posmā MI var salīdzināt iesniegtos materiālus ar prasībām un atzīmēt iespējamu trūkumu. Iedomājieties apkopes saistību, kas ir tehniskajā piedāvājumā, bet trūkst finanšu piedāvājumā. Noderīgs rezultāts parādītu prasību un abus attiecīgos fragmentus. Vērtētājs tad var izpētīt neatbilstību un noteikt tās nozīmi atbilstoši iepirkuma noteikumiem.

Datiem vajadzīgs avots un tvērums

OECD pārskats par MI publiskajos iepirkumos min tādus lietojumus kā izdevumu analīze un piegādātāju meklēšana. Kā riskus tas norāda arī neobjektīvus datus un ierobežotu izskaidrojamību. Iepirkumu komandai jāsaprot informācija, uz kuras balstīts rezultāts, pirms tā rīkojas.

Dokumentu konstatējumiem vajadzīga tāda pati disciplīna. Mēs sagaidītu, ka vērtētājs var atvērt citēto fragmentu, redzēt, uz kuru prasību tas attiecas, un fiksēt labojumu. Ja sistēma no pieejamajiem dokumentiem kaut ko nevar noskaidrot, nenoteiktībai jāpaliek redzamai. Atsauce uz avotu dod vērtētājam sākumpunktu; viņam joprojām jāpārbauda, vai fragments tiešām pamato secinājumu.

Ilgtspējai un noturībai vajadzīgas skaidras prasības

Plašākie ietvari ietver pienākumus, ko ar dokumentu automatizāciju vien nevar izpildīt. McKinsey līdzās MI aplūko sadarbību ar piegādātājiem un ilgtspēju. Komisijas Industry 5.0 redzējumā darbinieku labbūtība un vides robežas ir daļa no tā, kāpēc tehnoloģijas vispār ievieš.

Mūsu piemēra iegādē mēs šos mērķus pārvērstu jautājumos, ko pasūtītājs var izpētīt. Vai iekārtu var salabot? Kā tiks piegādātas rezerves daļas? Kas pamato piegādātāja apgalvojumus par enerģijas patēriņu? Pasūtītājam jāizlemj, kuri apsvērumi iekļaujami specifikācijā un kā tos vērtēt.

MI var palīdzēt atrast attiecīgās saistības piedāvājumā. Lai mērītu izpildi pēc piegādes, vajadzīgi savi dati un sava uzraudzība. Katrai komandai, kas šo pieeju ievieš, jānosaka, kurš atbild par šo darbu, nevis tikai kurš veic sākotnējo analīzi.

Kur iederas Tendergate

Mēs veidojam Tendergate, balstoties uz Iepirkumi 5.0 stūrakmeņiem. Tā piedāvājumu analīze pārbauda piedāvājumus pret iepirkuma prasībām un sasaista konstatējumus ar pierādījumiem avota dokumentos. Speciālists izskata, ko aģenti atraduši, un izlemj, ko ar to darīt.

Tirgus izpētē lietotājs apstiprina pētāmās pozīcijas un izskata piegādātāju un cenu informāciju ar avotiem. Iepirkumu izsludināšana piegādātāju uzaicinājumus, jautājumus un grozījumus apvieno tajā pašā darbvietā, kur atrodas iepirkums. Tas aptver daļu no Iepirkumi 5.0 darba kārtības.

Lai novērtētu, vai šāds sadalījums der jūsu komandai, izvēlieties pabeigtu iepirkumu un salīdziniet MI konstatējumus ar savu dokumentēto vērtējumu. Pārbaudiet avota fragmentus. Pierakstiet palaistās garām problēmas, kļūdainos brīdinājumus un laiku, kas vajadzīgs rezultāta pārbaudei. Pēc tam izlemiet, kurus uzdevumus deleģēt un kur vajadzīga cilvēka pārbaude.