Procurement 5.0: Wie Menschen und KI sich die Arbeit teilen

Im Juli 2025 hat McKinsey Procurement 5.0 in fünf Säulen beschrieben: Einführung von Digitalisierung und KI, Resilienz der Lieferkette, Partnerschaften mit Lieferanten, ESG und ein verändertes Betriebsmodell. Der Industry-5.0-Bericht der Europäischen Kommission von 2021 setzt verwandte Prioritäten für die Industrie: der Mensch, Nachhaltigkeit und Resilienz.

Für ein Vergabeteam lautet die Frage, was sich bei der nächsten Ausschreibung ändert. Wer schreibt die Anforderungen? Wer prüft die Angebote? Welche Informationen erhält die Person, die entscheidet?

Was Procurement 5.0 bedeutet

McKinsey ordnet den Begriff um die Rolle des Einkaufs im gesamten Unternehmen. Lynkaz zählt die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine zu den zentralen Elementen: Software übernimmt wiederkehrende, datenintensive Arbeit, während sich Menschen auf Beziehungen und Entscheidungen konzentrieren.

Unsere Arbeitsdefinition beginnt bei dieser Aufteilung der Verantwortung. KI kann Informationen zusammentragen und Dokumente gegen festgelegte Anforderungen prüfen. Vergabefachleute legen die Ziele fest, prüfen die Befunde und tragen die Verantwortung für das Ergebnis. Die breitere Agenda von Procurement 5.0 verlangt von ihnen außerdem, die Resilienz der Lieferanten sowie ökologische und soziale Ziele zu berücksichtigen.

Der Begriff ist nützlich, wenn er einem Team hilft, diese Verantwortlichkeiten festzulegen. Dass ein System „5.0“ heißt, sagt dem Auftraggeber wenig darüber, welche Aufgaben es übernimmt und wie sich seine Arbeit überprüfen lässt.

Eine Ausschreibung durch den Ablauf verfolgen

Nehmen wir als Beispiel die Beschaffung von Ausrüstung, die installiert und laufend gewartet werden muss. Der Auftraggeber hat eine Leistungsbeschreibung, einen Lieferplan und einen Vertragsentwurf. Die Lieferanten müssen die Unterlagen gut genug verstehen, um die Leistung zu kalkulieren und die geforderten Nachweise einzureichen.

In der Vorbereitung würden wir der KI eine klar umrissene Prüfaufgabe geben: die Anforderungen extrahieren und nach Widersprüchen zwischen den Dokumenten suchen. Ein Liefertermin in der Leistungsbeschreibung könnte dem Installationsplan widersprechen. Die Fachkraft würde beide Stellen prüfen, klären, welcher Termin gemeint ist, und die Unterlagen vor der Veröffentlichung korrigieren. Eine realistische Frist zu wählen, erfordert weiterhin Kenntnis des Projekts.

Bei der Marktrecherche gibt es eine ähnliche Übergabe. Ein Agent kann nach möglichen Lieferanten suchen und Belege für passende Produkte oder frühere Aufträge sammeln. Der Auftraggeber beurteilt dann, ob diese Beispiele zur Beschaffung passen. Die Erfahrung eines Lieferanten mit vergleichbarer Ausrüstung ist eine nützliche Information; ob er diesen Auftrag leisten kann, erfordert unter Umständen ein direktes Gespräch.

Auf Bieterseite können dieselben Anforderungen zu einer Checkliste für die Angebotsvorbereitung werden. Das Angebotsteam kann damit die geforderten Zertifikate und Antworten nachhalten, wobei eine Person dafür verantwortlich ist, die Vollständigkeit jedes Punkts zu bestätigen. Eine automatisch entworfene Antwort braucht weiterhin jemanden, der weiß, was das Unternehmen liefern kann.

Bei der Wertung kann die KI die eingereichten Unterlagen mit den Anforderungen abgleichen und eine mögliche Lücke markieren. Angenommen, eine Wartungszusage steht im technischen Angebot, fehlt aber im Preisblatt. Ein brauchbares Ergebnis würde die Anforderung und beide relevanten Stellen zeigen. Die bewertende Person kann der Abweichung dann nachgehen und ihre Bedeutung nach den Regeln der Ausschreibung bestimmen.

Daten brauchen eine Quelle und einen Umfang

Die Übersicht der OECD zu KI in der öffentlichen Vergabe beschreibt Anwendungen wie Ausgabenanalyse und Lieferantensuche. Als Risiken nennt sie verzerrte Daten und begrenzte Erklärbarkeit. Ein Vergabeteam muss die Informationen hinter einem Ergebnis verstehen, bevor es danach handelt.

Bei der Ausrüstungsbeschaffung braucht ein früherer Auftragswert Kontext: welche Ausrüstung er umfasste, ob die Installation enthalten war und wann der Auftrag vergeben wurde. Wir würden diese Angaben neben jedem Preisvergleich festhalten. Sonst muss der Auftraggeber die Grundlage der Schätzung erst rekonstruieren, bevor er sie verwenden kann.

Für Befunde aus Dokumenten gilt dieselbe Disziplin. Wir würden erwarten, dass eine prüfende Person die zitierte Stelle öffnen, sehen kann, zu welcher Anforderung sie gehört, und eine Korrektur festhalten kann. Kann das System etwas aus den vorliegenden Dokumenten nicht feststellen, sollte diese Unsicherheit sichtbar bleiben. Ein Quellenzitat gibt der prüfenden Person einen Ausgangspunkt; sie muss trotzdem prüfen, ob die Stelle die Schlussfolgerung trägt.

Nachhaltigkeit und Resilienz brauchen ausdrückliche Anforderungen

Die breiteren Rahmenwerke umfassen Aufgaben, die Dokumentenautomatisierung allein nicht erfüllen kann. McKinsey behandelt die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Nachhaltigkeit neben KI. Die Industry-5.0-Vision der Kommission stellt das Wohlergehen der Beschäftigten und ökologische Grenzen in den Zweck der Technologieeinführung.

Für unsere Beispielbeschaffung würden wir diese Ziele in Fragen übersetzen, denen der Auftraggeber nachgehen kann. Lässt sich die Ausrüstung reparieren? Wie werden Ersatzteile geliefert? Welche Nachweise stützen die Angaben des Lieferanten zum Energieverbrauch? Der Auftraggeber muss entscheiden, welche Aspekte in die Leistungsbeschreibung gehören und wie sie zu bewerten sind.

KI kann helfen, die entsprechenden Zusagen in einem Angebot zu finden. Die Leistung nach der Lieferung zu messen, erfordert eigene Daten und eine eigene Nachverfolgung. Jedes Team, das diesen Ansatz übernimmt, sollte festlegen, wer diese Arbeit verantwortet und wer die erste Analyse durchführt.

Wo Tendergate ansetzt

Wir bauen Tendergate um diese Übergaben herum. Die Angebotsanalyse prüft Angebote gegen die Anforderungen der Ausschreibung und verknüpft Befunde mit Belegen aus den Quelldokumenten. Die Fachkraft prüft, was die Agenten gefunden haben, und entscheidet, was damit geschieht.

In der Marktrecherche bestätigt der Nutzer die zu recherchierenden Positionen und prüft die belegten Lieferanten- und Preisinformationen. Die Veröffentlichung von Ausschreibungen bringt Einladungen an Lieferanten, Fragen und Änderungen in denselben Arbeitsbereich wie die Ausschreibung. Das deckt einen Teil der Agenda von Procurement 5.0 ab; die weitere Lieferantenstrategie und die Nachhaltigkeitsarbeit des Teams bleiben eigene Aufgaben.

Um zu beurteilen, ob diese Aufteilung für Ihr Team funktioniert, nehmen Sie eine abgeschlossene Ausschreibung und vergleichen Sie die Befunde der KI mit Ihrer dokumentierten Prüfung. Sehen Sie sich die Quellstellen an. Halten Sie übersehene Probleme, falsche Markierungen und die Zeit fest, die die Prüfung der Ergebnisse gekostet hat. Entscheiden Sie anhand dieser Übung, welche Aufgaben Sie delegieren und wo eine Prüfung durch einen Menschen nötig ist.