Procurement 5.0: kuidas inimesed ja tehisintellekt tööd jagavad

2025. aasta juulis kirjeldas McKinsey Procurement 5.0 kontseptsiooni viie sambana: digitaliseerimine ja tehisintellekti kasutuselevõtt, tarneahela vastupidavus, partnerlus tarnijatega, ESG ning muutused tegevusmudelis. Euroopa Komisjoni 2021. aasta Industry 5.0 aruanne seab tööstusele sarnased prioriteedid: inimesed, jätkusuutlikkus ja vastupidavus.

Hankemeeskonna jaoks on küsimus selles, mis järgmises hankes muutub. Kes kirjutab nõuded? Kes kontrollib pakkumusi? Millist teavet saab inimene, kes otsuse teeb?

Mida Procurement 5.0 tähendab

McKinsey seob mõiste hankefunktsiooni rolliga kogu organisatsioonis. Lynkaz paigutab inimese ja masina koostöö selle kesksete elementide hulka: tarkvara teeb korduvat ja andmemahukat tööd, inimesed keskenduvad suhetele ja otsustele.

Meie tööversioon algab sellest vastutuse jaotusest. Tehisintellekt saab teavet koguda ja kontrollida dokumente kindlaksmääratud nõuete vastu. Hankespetsialistid seavad eesmärgid, vaatavad leiud üle ja vastutavad tulemuse eest. Procurement 5.0 laiem tegevuskava palub neil arvestada ka tarnijate vastupidavuse ning keskkonna- ja sotsiaalsete eesmärkidega.

Mõistest on kasu siis, kui see aitab meeskonnal need kohustused paika panna. Kui süsteemi nimetatakse „5.0“-ks, ütleb see hankijale väga vähe selle kohta, milliseid ülesandeid see täidab või kuidas selle tööd kontrollida saab.

Ühe hanke käik

Võtame näitliku ostu: seadmed, mis vajavad paigaldust ja jooksvat hooldust. Hankijal on tehniline kirjeldus, tarnegraafik ja lepingu projekt. Pakkujad peavad hankedokumente piisavalt hästi mõistma, et tööd hinnastada ja nõutud tõendid esitada.

Ettevalmistuse ajal annaksime tehisintellektile kindla ülevaatusülesande: võtta dokumentidest välja nõuded ja otsida nende vahel vastuolusid. Tehnilise kirjelduse tarnekuupäev võib olla vastuolus paigaldusgraafikuga. Spetsialist vaataks mõlemad lõigud üle, teeks kindlaks, milline kuupäev on mõeldud, ja parandaks dokumendid enne avaldamist. Teostatava tähtaja valimiseks on endiselt vaja projekti tundmist.

Turu-uuringus toimub sarnane üleandmine. Agent saab otsida võimalikke tarnijaid ja koguda tõendeid asjakohaste toodete või varasemate lepingute kohta. Seejärel hindab hankija, kas need näited ostuga sobivad. Tarnija kogemus sarnaste seadmetega on kasulik teave; tema võimekus just seda lepingut täita võib vajada otsest vestlust.

Pakkuja poolel saab samadest nõuetest ettevalmistuse kontrollnimekiri. Pakkumusmeeskond jälgib sellega nõutud sertifikaate ja vastuseid ning iga punkti valmimise kinnitab vastutav inimene. Automaatselt koostatud vastus vajab endiselt kedagi, kes teab, mida ettevõte suudab tarnida.

Hindamise ajal saab tehisintellekt võrrelda esitatud materjale nõuetega ja märkida võimaliku puudujäägi. Kujutage ette hoolduskohustust, mis on tehnilises pakkumuses olemas, kuid hinnatabelist puudub. Kasulik tulemus näitaks nõuet ja mõlemat asjakohast lõiku. Hindaja saab siis vastuolu uurida ja otsustada, kui oluline see hanke tingimuste järgi on.

Andmetel peab olema allikas ja ulatus

OECD ülevaade tehisintellektist avalikes hangetes kirjeldab rakendusi, sealhulgas kulude analüüsi ja tarnijate otsimist. Riskidena nimetab see moonutatud andmeid ja piiratud seletatavust. Hankemeeskond peab enne tulemuse põhjal tegutsemist mõistma, millisel teabel see põhineb.

Seadmete ostu puhul vajab varasema lepingu maksumus konteksti: milliseid seadmeid see hõlmas, kas paigaldus oli hinna sees ja millal leping sõlmiti. Hoiaksime need andmed iga hinnavõrdluse kõrval. Muidu peab hankija enne hinnangu kasutamist selle aluse ise uuesti kokku panema.

Dokumentide leidudele kehtib sama distsipliin. Ootaksime, et kontrollija saaks avada viidatud lõigu, näha, millise nõudega see seotud on, ja paranduse kirja panna. Kui süsteem ei suuda olemasolevatest dokumentidest midagi kindlaks teha, peab see ebakindlus jääma nähtavaks. Allikaviide annab kontrollijale alguspunkti; ta peab siiski kontrollima, kas lõik järeldust toetab.

Jätkusuutlikkus ja vastupidavus vajavad selgeid nõudeid

Laiemad raamistikud sisaldavad kohustusi, mida dokumentide automatiseerimine üksi ei täida. McKinsey käsitleb tehisintellekti kõrval koostööd tarnijatega ja jätkusuutlikkust. Komisjoni Industry 5.0 visioon seab töötajate heaolu ja keskkonna piirid tehnoloogia kasutuselevõtu eesmärgi osaks.

Meie näiteostu puhul muudaksime need eesmärgid küsimusteks, mida hankija saab uurida. Kas seadet saab parandada? Kuidas tarnitakse varuosi? Mis tõendab tarnija väiteid energiakasutuse kohta? Hankija peab otsustama, millised kaalutlused kuuluvad tehnilisse kirjeldusse ja kuidas neid hinnata.

Tehisintellekt aitab pakkumusest asjakohased kohustused üles leida. Tulemuste mõõtmine pärast tarnet vajab omaenda andmeid ja järelkontrolli. Iga meeskond, kes selle lähenemise kasutusele võtab, peaks määrama nii selle, kes teeb esmase analüüsi, kui ka selle, kes vastutab selle töö eest.

Kuhu Tendergate sobib

Ehitame Tendergate'i nende üleandmiste ümber. Selle pakkumuste analüüs kontrollib pakkumusi hanke nõuete vastu ja seob leiud allikatõenditega. Spetsialist vaatab üle, mida agendid leidsid, ja otsustab, mida sellega teha.

Turu-uuringus kinnitab kasutaja, milliseid tooteid ja teenuseid uurida, ning vaatab üle allikatega tarnija- ja hinnateabe. Hangete avaldamine toob kutsed pakkujatele, küsimused ja muudatused hankega samasse tööruumi. Need katavad osa Procurement 5.0 tegevuskavast; meeskonna laiem tarnijastrateegia ja jätkusuutlikkuse töö jäävad eraldi kohustusteks.

Et hinnata, kas selline tööjaotus teie meeskonnale sobib, valige lõpetatud hange ja võrrelge tehisintellekti leide oma dokumenteeritud ülevaatusega. Vaadake üle allikalõigud. Pange kirja vahelejäänud probleemid, valed märkimised ja väljundi kontrollimiseks kulunud aeg. Selle harjutuse põhjal otsustage, milliseid ülesandeid delegeerida ja kus on vaja inimese ülevaatust.